АВТОМАТИЗАЦИЯ
Зачем нужна автоматизация
Автоматизация бизнес-процессов на предприятии - это внедрение программно-аппаратного комплекса, с помощью которого можно существенно повысить уровень работы предприятия. Это значит, что при отказе от ручного выполнения рутинных операций увеличивается скорость обработки и передачи информации и формируется единое информационное пространство для отдельных подразделений или всего предприятия в целом. Появляется возможность автоматического получения документов и отчетов, что, в свою очередь, повышает качество работы с базами данных и в конечном итоге приводит все подразделения предприятия в единый комплекс со стандартизированным документооборотом и информационно-нормативной базой. Все вышеперечисленное поможет повысить уровень конкурентоспособности предприятия за счет: • Повышения эффективности управления компанией • Автоматизированная система позволяет оперативно и четко отслеживать основные процессы, проходящие в компании руководителям бизнеса, что в свою очередь дает возможность им принимать своевременные управленческие решения • Прозрачности основных бизнес процессов • Любую информацию легко и просто получить из системы и отследить на какой стадии находится тот или иной процесс. Это позволяет добиваться оперативности в обслуживании клиентов и удовлетворении их потребностей. • Оптимизации документооборота • Автоматизированный документооборот позволяет в любой момент времени найти нужный документ. А принцип однократного ввода документа позволяет не дублировать информацию, даже если вы ведете работу в различных учетных системах. • Оптимизации затрат • Появляется возможность экономить на привлечении нового персонала, четкого и грамотного распределения ресурсов, ТМЦ и т. д. • Повышения доходов от бизнеса • Управление процессами продаж и взаимоотношениями с вашими клиентами позволяет получать дополнительную прибыль. • Высокого уровня защиты ваших данных • Автоматизация бизнеса позволяет обеспечить защиту данных, составляющих коммерческую тайну.
Что нужно для внедрения
Для получения положительного эффекта требуется не только материальные, но и организационные затраты. То есть автоматизация бизнеса - это не только программно-аппаратная перестройка, но и организационная реформа предприятия. Руководством должно быть назначено ответственное лицо, которое будет участвовать в проведении анализа и постановке задач, в составлении проекта и бюджета, разработке мер по внедрению и обеспечению необходимых действий на стороне предприятия. участие в составлении новых должностных инструкций для персонала и их внедрение. Также необходимо организовать меры по переносу баз данных на новую платформу и обучению персонала.
Уровни автоматизации
• Автоматизация типовых операций, то есть автоматическое формирование документов, ведомостей и отчетов, автоматические поправки и обновления в базе.
• Автоматизация формирования решений, для которых возможно сформулировать типовое правило. Например, автоматизация формирования складских заявок, схем заполнения склада, логистических схем доставки, и подобные.
• Автоматизация бизнеса - переход на электронный документооборот и систему аналитических показателей бизнеса. Все документы существуют в едином информационном пространстве с назначением исполнителей, сроков и контрольных процедур. Все этапы работ по проектам и продуктам соединяются в последовательные технологические цепочки, которые возможно проследить в любой момент времени и получить полную информацию по уже проделанной и запланированной работе, получить аналитические показатели по эффективности работы и прибыльности производимых операций.
Стандартные этапы автоматизации
Анализ и постановка задачи
• Анализ структуры и деятельности предприятия.
• Определение объема автоматизации.
• Анализ технологии ведения учета и документооборота, строения информационной системы предприятия Составление ТЗ
• Временная оценка (количество часов работы программиста)
• ТЗ на техническое и программное оснащение проекта
• Смета проекта
• Возможный срок исполнения
• Создание предварительного проекта системы
• Написание полного ТЗ Подписание договора
• Утверждение Технического Задания
• Утверждение бюджета проекта
• Утверждения плана мероприятий по внедрению проекта
• Утверждение технической стороны проекта
• Утверждение сроков реализации проекта
• Подписание итогового договора Исполнение проекта
• Написание программной части решения
• Поставка и монтаж оборудования
• Перенос базы данных
• Запуск новых процедур работы
• Обучение и консультации персонала по работе с системой Сдача проекта
• Подведение итогов работы
• Обсуждение условий поддержки и сопровождения
• Подписание акта приема-сдачи работ
• Окончание расчетов Таким образом, автоматизация является конечным итогом огромной работы по созданию и упорядочению связей в работе предприятия и реформированию устоявшейся практики, помогая предприятию перейти на новый уровень развития.