СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
(Ещё одно распространённое заблуждение)
Об электронном документообороте
Автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если его бизнес-процессы неструктурированы, важно лишь правильно выбрать систему автоматизации, которая позволит оптимизировать бизнес-процессы, провести реинжиниринг, обучить сотрудников и, как результат – получить на выходе автоматизированную организацию. Поэтому внедряемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы помочь предприятию начать процесс совершенствования бизнес-процессов. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами более других нуждаются в системе, с помощью которой этот процесс начнется. Если на предприятии внедрен электронный документооборот и сотрудники видят на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители могут контролировать в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, то именно это и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов. Автоматизированные процессы становятся контролируемыми, измеряемыми и способными к упорядочению.
Реинжиниринг бизнес-процессов без их автоматизации, вне рамок самих бизнес-процессов приводит к тому, что описания бизнес-процессов и сами бизнес-процессы в реальности не совпадают. Описание процессов на бумаге может оказаться неинформативным, так как бизнес-процессы могут изменяться со временем. Одним из наиболее эффективных способов для предприятия структурировать существующие бизнес-процессы и реально их совершенствовать, является внедрение СЭД.
Если компания планирует внедрение стандартов управление качеством ISO9000 или CMM, то наличие на предприятии СЭД становится для этого необходимым условием - только электронный документооборот позволит получать достоверную и оперативную информацию об оценке эффективности работы сотрудников, обеспечит выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством.
Если компания планирует внедрение полномасштабной ERP-системы управления, то внедрение СЭД на первом этапе такой работы на предприятии существенно облегчит внедрение ERP и позволит раньше получить первые реальные результаты за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом. СЭД затрагивает работу практически всех сотрудников, поэтому внедрение СЭД обеспечит подготовку всего персонала к работе с информационными системами и позволит осуществить глобальную первичную автоматизацию предприятия.
СЭД изначально создавалась для структурирования и совершенствования работы предприятия с документами, но в последнее время она более ориентирована на работу с бизнес-процессами. Делая выбор СЭД, необходимо избегать чисто «канцелярских» СЭД – их функциональности будет явно недостаточно и придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких систем с другими корпоративными приложениями. «Канцелярская» СЭД сможет выдать информацию по документам, но составить отчеты в разрезе этих документов у нее не получится – такие системы хранят только ограниченный набор реквизитов документа.
Практически все западные системы такого класса перестали называть себя системами класса «Document Management», а классифицируют себя гораздо более ёмкими терминами, например, «Enterprise Content Management» (ECM), т.е. системы управления корпоративным контентом (предполагается управление любым контентом, а не только содержанием документов), или «Smart Enterprise Suite» (SES), т.е. интеллектуальные корпоративные системы с широким набором необходимых каждому предприятию функций. Термин «Document Management» теперь обозначает не всю функциональность таких систем, а только некоторую часть функциональности, тесно интегрированнную с остальными функциями системы. При всей важности обработки неструктурированной информации (т.е., например, текстов в произвольном формате), пропагандируемые как ключевые для многих «традиционных» СЭД, корпоративная политика в области информатизации должна быть направлена больше на обеспечение процесса структурирования корпоративной информации (т.е. представления её в виде записей в базе данных. Наиболее важные данные, которые необходимо хранить и извлекать со 100%-й достоверностью, могут быть представлены только в структурированной форме. А ведь почти любая информация, содержащаяся в корпоративных документах, циркулирующая в электронном документообороте предприятия (наименования товаров, их количество, цены, имена и фамилии, должности, адреса и номера телефонов и т.п.) является такой критически важной информацией.
Бизнес-процессы предприятия должны поддерживать порядок в информации изначально, поэтому процесс структурирования информации является очень значимым.
При современном подходе к выбору лучшей СЭД предприятия необходимо учитывать сразу несколько критериев оценки таких систем. Система должна обладать следующими качествами:
- Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел.
- Ведение всей истории работы с документами.
- Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования.
- безопасность работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS.
- Средства групповой работы с документами и проектами.
- Работа с платёжными документами, ведение платежного статуса документов.
- Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами.
- Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.
- Реализация на web-технологиях.
Количественные оценки эффективности использования СЭД
Системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников, поэтому эффективность их использования достаточно высока. Простой расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.
По данным статистических исследований*, осуществленных компанией PayBot LLC на основе реальных проектов по внедрению системы электронного документооборота PAYDOX, средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:
- на поиск и ожидание поступления документов - 20%
- на согласование и утверждение документов - 20%
- на передачу документов между подразделениями - 10%
- на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%
*Данное исследование проводилось среди сотрудников предприятий, имеющих отношение к процессам документооборота, т.е. как сказано выше, сотрудников офиса, и не включало другие категории сотрудников. Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно больше.
Т.е. суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.
При использовании СЭД:
- существенно сокращается время на поиск документов , документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам
- процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени
- время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще
- автоматизируется процесс подготовки стандартных отчетов о движении документов.
- СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.
Средний процент экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании СЭД – 80%. Соответственно, использование СЭД может экономить 80%*60%=48% рабочего времени.
То есть СЭД может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами, а также дает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.
Для систем на web-технологиях, таких как PAYDOX, учитывая простоту обслуживания системы и низкую стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO), обусловленную использованием web-технологии - система устанавливается только на центральный сервер, установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется - и невысокую стоимость приобретения лицензий на использование системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение СЭД возможен максимально быстро – обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.
Качественные оценки эффективности использования СЭД
Кроме количественных оценок эффективности системы, позволяющих убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, существуют не менее важные качественные оценки эффективности использования системы.
Повышение прозрачности движения документов.
Сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов. Движение документов и работа с сотрудников с документами становятся контролируемыми в режиме реального времени.
Организация единого корпоративного информационного пространства.
Удаленные офисы, филиалы, представительства информационно связываются как с центральным офисом, так и между собой и степень их взаимодействия существенно повышается.
Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации.
Корпоративная информация сохраняется в корпоративной системе управления документами. Даже если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место.
Повышение управляемости компании в целом.
Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.
СЭД нового поколения
Инновационная экономика в период глобализации определяет набор требований к современному бизнесу. Возможность работы на быстро меняющемся может быть обеспечена только на предприятиях с процессно-ориентированной структурой управления и контролируемыми (автоматизированными!) бизнес-процессами.
Развитие технологий автоматизированного управления бизнес-процессами предприятий – это ключ к решению проблемы конкурентоспособности предприятия. Наблюдаемое в настоящее время в России насыщение рынка товаров и услуг вызвало дефицит образованных и квалифицированных кадров в области управления. Насыщение рынка заставляет предприятия уделять серьезное внимание оптимизации системы управления и повышению конкурентоспособности. Необходимость быстрых решений требует от поставщиков корпоративных информационных систем новых методологий внедрения - минимизирующих риски и обеспечивающих быстрое получение первых реальных результатов.
В СЭД должны происходить изменения. Способность поддерживать быстро меняющиеся бизнес-процессы требует высокой гибкости, простоты настройки, дружелюбного интерфейса, масштабируемости и возможности соединять территориально разнесенные подразделения предприятия. Очевидно, только системы на современных web-технологиях могут удовлетворить этим требованиям, то есть необходима возможность полноценной работы в СЭД через web.
Методология быстрого внедрения
Традиционные методологии внедрения корпоративных информационных систем предполагают достаточно длительный процесс внедрения, включающий в себя обследование и разработку Технического Задания как отдельного этапа работ, оплачиваемого и утверждаемого Заказчиком.
Риски подобного подхода очевидны. Как правило, Заказчик не может оценить адекватность разработанного Технического Задания потребностям реальных и планируемых бизнес-процессов предприятия Заказчика. Техническое Задание - это формализованный документ, оценка которого доступна лишь специалистам в области корпоративных информационных технологий, которых на предприятии Заказчика вполне может и не быть. После того как Заказчик, тем не менее, вынужден принять и оплатить эту работу, на следующем этапе работ обычно выясняется, что функциональность, реализованная в программном обеспечении, соответствует Техническому Заданию, но не отвечает реальным потребностям Заказчика. Это приводит к тому, что программное обеспечение, внедряемое в соответствии с принятым и утвержденным Заказчиком Техническим Заданием, не функционирует.
В случае с внедрением СЭД ситуация иная. Проекты по внедрению на предприятии системы электронного документооборота достаточно стандартизованы и уже имеются в коробочной версии СЭД – обычно необходимо провести лишь настройку систему на уже имеющуюся функциональность. Причем гибкость системы должна позволять проводить такую настройку и в процессе реальной эксплуатации системы в соответствии с меняющимися требованиями заказчика.
Соответственно, необходимости в разработке детального и формализованного Технического Задания нет – обычно достаточно описать в свободной форме компактные и неформальные требования заказчика, в которых перечисляются автоматизируемых функции и документы.
Процесс внедрения обычно разбивается на 2 этапа
- Внедрение системы на базовом наборе основных документов Заказчика с использованием имеющейся базовой функциональности СЭД. Результатом этапа является функционирующая в рабочем режиме система документооборота, обрабатывающая основные документы – договора, счета, письма и т.п. Обычный срок выполнения этапа 1-2 месяца. Иногда достаточно недели, чтобы настроить систему на стандартный набор документов заказчика. Такая стратегия является стандартной для внедрения СЭД – в соответствии с известным законом распределения 20% категорий документов покрывают 80% деятельности почти любой компании и внедрение системы на таком подмножестве документов позволяет быстрее получить эффект от внедрения.
- Внедрение системы на расширенном наборе документов Заказчика с адаптацией функциональности СЭД под специфические потребности Заказчика. Результатом этапа является функционирующая в рабочем режиме система документооборота, обрабатывающая все необходимые Заказчику документы с учётом любой специфика Заказчика. Обычный срок выполнения этапа 2-4 месяца.
Достоинством такой методологии внедрения является быстрое достижение реальных результатов – реальная эксплуатация системы на реальных наиболее важных документах Заказчика возможна уже в течение первого месяца после начала проекта.
Важной особенностью такой методологии внедрения является настройка системы на существующие бизнес-процессы Заказчика. Никакой ломки существующего порядка работы с документами, никакого реинжиниринга бизнес-процессов на этапе внедрения не происходит. Это позволяет минимизировать сопротивление персонала, которое, к сожалению, неизбежно при любой другой методологии внедрения. В процессе устоявшейся реальной эксплуатации системы совершенствование бизнес-процессов начинается само собой как естественный процесс.
СЭД и ERP-системы управления предприятием
Для крупных компаний из числа «лидеров рынка» часто встает проблема выбора между «большой» ERP, «в которой все есть» и СЭД, которая «решает частные задачи». Обычно сначала делается выбор в пользу ERP и только потом по прошествии длительного времени выясняется, что ERP неспособна заменить СЭД в бизнес-процессах обработки документов, хотя в ERP документы вроде бы тоже «ведутся». На самом деле отличие в том, что, как правило, СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. И, если говорить об очередности внедрения, то СЭД надо внедрять раньше ERP , так как ERP документы проводятся уже после того как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, т.е. будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т.д. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии.
Внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP. Электронный документооборот позволит:
- ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше — за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;
- использовать СЭД как средство интеграции между новой ERP-системой и уже существующими и работающими на предприятии системами;
- использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.
СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для приложений ERP. Информацию для других корпоративных приложений можно будет не «вбивать» вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов, содержащихся в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована.
Таким образом, Системы Электронного Документооборота, соответствующие вышеописанным требованиям, формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.